« Je n’ai pas le temps de le former »
« Je n’ai pas confiance, j’ai peur de lui confier cette tâche »
« Cela ira plus vite si je traite ce dossier moi-même »
Les managers ne manquent pas d’excuses pour ne pas déléguer des tâches et des responsabilités à leurs collaborateurs. Alors que cette délégation est un réel investissement sur le moyen et long terme.
I. Pourquoi est-il important de déléguer pour un manager ?
Déléguer est une compétence managériale essentielle. Cela veut dire confier des tâches ou des responsabilités à ses collaborateurs et présente de nombreux avantages.
- Gain de temps considérable pour le manager
Le manager pourra utiliser ce temps gagné pour améliorer son organisation, faire progresser son équipe et réfléchir de manière plus stratégique sur des futurs dossiers. De plus, il pourra prendre le temps de se former pour développer ses propres compétences.
- B. C’est un outil de motivation
En déléguant des dossiers, le manager reconnait et met en avant les compétences du collaborateur et surtout il le responsabilise ! Celui-ci se sentira plus impliqué dans son poste. Il prendra plus d’initiatives et donnera plus de sens à ses propres missions.
II. Les peurs et blocages inconscients du manager
Pourquoi le manager ne délègue-t-il pas des responsabilités à ses équipes ?
Ceci en raison de ses peurs :
– son collaborateur échoue dans sa mission
– le travail soit meilleur que le sien et que son collaborateur prenne sa place
– les tâches confiées ne soient pas parfaitement réalisées
– d’être perçu comme un incompétent et de ne pas être à la hauteur
– de perdre le contrôle
– …
Si vous êtes dans cette situation, alors posez-vous la question suivante :
Qu’est-ce que ces peurs impliquent ?
Par exemple : « si je délègue, j’ai peur que l’on me prenne pour un incompétent »
– qu’est-ce que cela implique ? Je perdrai mon travail
– qu’est-ce que cela implique ? Je n’aurai plus de salaire et plus le même train de vie
– qu’est-ce que cela implique ? Je me retrouverai seule
– qu’est-ce que cela implique ? Je ne saurais plus qui je suis
Alors le coach travaillera donc sur les peurs et sur les croyances limitantes du manager :
« Je veux que ce travail soit parfait, je ne suis pas sûr que mon collaborateur sera aussi rigoureux que moi »
« Mon collaborateur est plus lent que moi, je perdrai moins de temps en le faisant moi-même »
« Je suis le seul à pouvoir traiter ce dossier, mon collaborateur n’a pas les compétences et l’expérience suffisante »
« Je dois montrer en tant que manager que je sais tout faire, bien et seul ».
En résumé, le manager devra d’abord surmonter ses blocages inconscients (grâce au coaching) puis développer ses compétences pour mieux déléguer (grâce à la formation).
III. Comment déléguer efficacement ?
Au début si vous n’êtes pas encore à l’aise pour déléguer, vous pouvez commencer par confier des petites missions :
- la réalisation d’une présentation sur CANVA
- la mise en forme d’un dossier
- une synthèse de réunion
- …
A. Distinguer ce que vous pouvez ou non déléguer
Le manager ne pourra pas confier des aspects de sa fonction à l’un de ses collaborateurs ou à quelqu’un d’autre… quelque soit ces qualités ou son sérieux.
C’est le cas notamment de la discipline (gestion des conflits), la reconnaissance, le développement des compétences des collaborateurs…
D’après la matrice d’Eisenhower, ce sont les activités « peu importantes » mais « urgentes » qui peuvent être déléguées.
- B. Choisir le collaborateur qui sera responsable de cette tâche
Le collaborateur devra avoir les capacités, les softskills, l’expérience, les compétences et la motivation pour réaliser la tâche que son manager lui confiera. Le manager doit avoir confiance en l’intelligence de son collaborateur.
Posez-vous les questions suivantes :
- A-t-il les compétences et l’expérience ?
- Est-il motivé pour ce type de tâche ?
- Aura-t-il les moyens nécessaires : temps, outils, support… ?
- C. Lui présenter le dossier
Le manager devra fixer des objectifs clairs et réalisables pour cette tâche. Il pourra également reformuler ses propos pour s’assurer que le collaborateur a bien compris sa nouvelle mission.
- En quoi consiste cette tâche ?
- Quels sont les enjeux ?
- Pourquoi l’avez-vous choisi ?
- Est-il d’accord pour relever ce défi ?
- D. Cadrer la mission clairement et en détail
Le manager devra détailler le résultat final attendu et préciser le délai dans lequel il devra être rendu. Il devra également lui donner les moyens nécessaires pour atteindre son objectif.
- E. Faire un suivi régulier avec le collaborateur
Selon le degré d’autonomie du collaborateur, le manager devra mettre en place régulièrement des feedbacks (sans être envahissant). Ceci pour échanger sur l’avancement du dossier, pour répondre à des questions et pour apporter d’éventuelles corrections.
- F. Officialiser cette délégation
Il est important que le manager officialise cette délégation des tâches auprès des autres membres de l’équipe (par mail ou lors des points hebdomadaires). Le collaborateur se sentira plus légitime dans cette nouvelle mission.
Une fois le travail terminé, le manager ne devra pas oublier de féliciter son collaborateur !
CONCLUSION
Eh oui, pour être un bon leader, il faut faire confiance à ses collaborateurs et apprendre à déléguer !
Le manager qui n’arrive pas à déléguer a trop souvent le nez dans le guidon et n’arrive pas à prendre de la hauteur. Il a également du mal à gérer son temps avec sa famille ou ses amis.
Il est donc important que le manager anticipe et priorise ses tâches. Ainsi, il prendra du temps pour préparer soigneusement la passation des dossiers et assurer leurs suivis. Le manager ne doit surtout pas attendre d’être dans l’urgence pour déléguer.
Pourtant les avantages de la délégation sont nombreux : une meilleure maîtrise de son temps, une organisation optimale de son Service et des équipes, une confiance envers ses collaborateurs et la possibilité de gagner en autonomie.
Plus le manager déléguera, plus il apprendra à faire confiance, plus son besoin de contrôle diminuera, plus l’autonomie et la motivation de ses collaborateurs augmenteront.
